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问:如何使用“栏目输入属性”等功能?     

答:本软件允许用户给每个栏目设置各种输入属性,使输入效率成倍提高,出错率大大下降,当点击【设置】按钮后,屏幕弹出“设置栏目输入和显示属性”窗口。

1.用列表框方式选择输入内容

只有字符型栏目才可以设定为“用列表框方式选择输入内容”栏目。

使用此功能后,输入栏目改变为列表框方式,您可以从下拉列表框中选择一行内容,如果您输入了新的内容,系统会请您确认,您确定后系统会将新内容存入数据表中,同时自动存入列表框中。

当您在上图中选定本功能后,右下方的小窗口中会将本栏目的已有内容作为候选值,你可以添加新内容或删除已有内容,可按住内容左边的移动钮上下移动其位置,可选择一行内容作为其初始值。还可以让系统重新自动生成本栏目的列表值。

在本方式下,您也可以指定本栏目的初始值用上一行内容填充,同时可以选择“输入时用‘=’号表示与上(下)行内容相同”。

2.将本栏目确定为“自动编号”栏目

点击将“本栏目确定为‘自动编号’栏目”选项后,屏幕显示如下。

 

只有数值型或字符型栏目才可以设定为“自动编号”栏目。如果使用数值型栏目,则只需要设定初值和递进值。若使用字符型栏目,还允许您设定栏目中的前几位不需自动编号。例如一个编号栏目用四位编码,前两位表示部门,后两位表示本部门的人员顺序号,则可按上图的方式设置。

如果已有编码,需要重新整理,可点击【立即编号】,如果希望编号时对已存在的编号不更新,则可选定“栏目中编号已存在时不自动编号”选项。

3.输入时用“=”号表示与上(下)行内容相同

用表格方式录入数据时,为了更快捷地复制其它行的数据,系统设置了本功能。例如您需要将本栏目上面第三行相同栏目的内容复制下来,可输入“=3”,按回车键后本栏目立即出现您需要的内容。

“=”号后面的数字表示行号,行号分相对行号和绝对行号,相对行号是相对于光标所在的行而言,光标所在的行为0行,该行上面的第一行为1,第二行为2;该行下面的第一行为-1,第二行为-2,依此类推。绝对行号表示该行在数据表中的实际位置,即数据表中的实际行号。

在查询状态下使用相对行号,行号仍然是相对的,即表格中能看见的内容。

4.用本栏目的上一行内容作为初始值

除了“图片(连接)型”栏目外,所有栏目都可使用此功能。

5.本栏目不允许有重复内容

使用本功能后,您输入的内容如果本栏目中已存在,系统会立即给出提示,光标返回到本栏目中。

6.本栏目限定输入范围

您可以给数值型栏目设定一个数值范围,输入时若数据超过此范围,系统会提示,光标返回到本栏目中。

7.本栏目初始值

每个栏目您都可以指定一个初始内容。

8.本栏目禁止输入和修改

将栏目选定此功能后,您能看见数据,但不能修改数据。

9.本栏目不显示

使用此功能后,您连内容也看不见了。

10.日期型栏目用当天日期作为初始值

使用此功能后,系统使用计算机内的当天日期作为日期栏目的初始值。

注意:在表格上方的【设置】按钮旁边有一个【暂停】按钮,需要使用已设置的“栏目输入属性”时,应按下该按钮,使该按钮“凹进”;不需要使用“栏目输入属性”时,再次按下该按钮,使该按钮“凸出”。

 

使用“批量输入”方式

字符型、数值型和日期型栏目有“批量输入数据”功能,在表格的活动单元格中点击鼠标右键,在出现的快捷菜单中选择“批量输入数据”项,系统会弹出如下图所示的对话框。

数据在向其它列(栏目)传递时,若碰到类型不一致的栏目,会自动越过该栏目。向下传递时,如数据行不够,可选择让系统自动添加新行。

在查询状态下,向上或向下传递数据时,不符合条件的行不能接收数据。

当你在表格中将栏目位置移动后,栏目的前后顺序不再是数据表结构的顺序,当您选择将数据连续存放到其它列时,系统默认为“按表格中栏目的显示顺序”,请用户注意。

     


 

 

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